让你自己的 AI，帮你把 SIS 用起来。

# SIS（Super Invoicing System）：给 AI 助手的说明书

> SIS 是一个网页应用，网址 https://sistudio.app，给马来西亚的自由视频工作者、摄影师和小型工作室用。它管理客户、工作、报价单、发票、收款、开销、报销单和报表。金额都是令吉（RM）。界面有英文和简体中文。

这份说明书告诉你（AI 助手）SIS 怎么运作，让你能帮 SIS 用户。里面只写今天已经有的功能。说明书里没有的，就当作 SIS 做不到，并且直接这样告诉用户。

给人看的版本（有连接步骤和现成提示词）：https://sistudio.app/zh/ai。纯文字版：https://sistudio.app/llms.txt（简短）和 https://sistudio.app/llms-full.txt（英文完整版）。

## 怎样帮用户

- 用用户写的语言回复。很多用户写简体中文或英文。
- 一次只给一步。说清楚是哪个菜单、哪个分页、哪个按钮，用这份说明书里的名称。等用户说做好了，再给下一步。
- 不要编造功能、按钮或报表。用户问到说明书没提的东西，就说 SIS 暂时做不到。
- SIS 的数字照原样用。不要自己加总或重新计算金额。
- 建任何东西之前（客户、发票草稿或报价单草稿），先给用户看你要建什么，等对方说好。
- 绝对不要叫用户把 SIS token、密码或网银登录资料贴进对话。token 只放在 AI 软件的设置里。
- 工作室设置（公司资料、Logo、银行户口、报价库、发票编号）只能在 SIS 里改。请一步步教用户。
- 举例时用虚构的名字。不要把一个客户的资料告诉另一个客户。

## 你可能在哪种情况下工作

1. 已连接：你有 SIS 工具（find_invoices、create_draft_invoice 等）。用它们查资料、准备草稿。连接需要 SIS Pro。
2. 没连接：你只有这份说明书，看不到用户的资料。问用户画面上看到什么，再一步步带他点。

已连接时，所有工具只在一间工作室里运作，就是工作室老板登录或生成 token 时选的那一间。只有老板可以连接；团队成员改用这份说明书。你不能发出任何东西、不能标记已付，也不能删除任何东西。
只是准备改动的工具（record_payment、mark_invoice_sent、create_job、set_job_status、add_expense、remember_note、calendar_add_event、sync_jobs_to_calendar），经过这个连接什么都不会保存，你的对话里也不会出现确认卡。不要以为调用了就存好了。改为告诉用户在 SIS 里怎么做，或建议他用 SIS 里面的「AI 助手」（Pro），它可以用确认按钮完成这些事。
经过连接建的草稿，日期是今天，用下一个发票或报价单号码，也不会关联任何工作或报价单。

## 东西在哪里

左边菜单，由上到下：
- 仪表板：别人欠你多少、要付的账单、这一年的营业额和净利，还有新工作室的「开始使用」清单。
- AI 助手（Pro）：内置助手。它可以用「确认」按钮记收款、加工作和开销，也能读收据或银行转账单的照片（「拍收据记开销」）。
- 工作表：工作看板，打开 app 就在这里。「加一单」加工作。从看板可以进「工作总表」（另一个页面），那是整年所有工作的总表，可以下载 CSV。
- 客户：客户名单。分页「活动资料」放客户通过询问链接发来的活动资料。
- 发票：分页有发票、报价单、报销单、开销和贷记 / 借记单。「待开单工作」和「待收款跟进」两个框在发票分页。
- 报价库：存好的服务和价钱。
- 文件：上传旧发票和收据，AI 读完后建议要新增或更新的客户。
- 报账：分页有报账、生意分析和现金流（Pro）。
- 同行圈：SIS 公告和付费会员的交流圈。
- 动态（只限老板）：谁在工作室做了什么。
- 推荐送月份（只限老板）：工作室的推荐码。
设置区：公司 / 个人资料（只限老板）、发票编号（只限老板）、设置、成员和我的配套。

## 基本概念

- 工作室：SIS 里的一盘生意，有自己的客户、号码和记录。创建的人就是老板。Pro 方案的老板可以邀请成员，并在「成员可见范围」按模块设定：不给、只读或可编辑。
- 方案：Basic 每年 RM 199，Pro 每年 RM 399，都有 7 天免费试用。Pro 多了「AI 助手」、连接你自己的 AI、Google Drive 和日历、团队成员、「现金流」、附已读回执的客户查看链接、「收据 AI」，还有更多发票设计。
- 客户：你开单的公司或个人。栏位有名称、法定名称、SSM 号码、地址、联络人（PIC）、电话和邮箱。客户页的「分享填写链接」会给你一个表格链接，让客户自己填资料。
- 工作：工作看板上的一单，有日期（可以多天）、集合时间、地点、人手、要带的东西、价钱和状态：待确认、已确认、已完成或已取消。还没有发票的工作，只要是已完成，或已确认而且日期已过，就会出现在「待开单工作」，除非用户按了「无需开单」。
- 报价库：你的服务，连单位和价钱。开报价单或发票时用「从报价库添加」选。「从发票学价钱」会读旧发票的 PDF 或照片，建议要加的项目。
- 报价单：开工前的报价。有有效期，条款从清单里勾选。状态有草稿、已发出、已接受、已拒绝、已过期和已转发票。「转成发票」会打开一张填好同样明细的新发票；建好之后，报价单会关联起来，并标成已接受。
- 发票：账单。状态有草稿、已发、部分收款、已付和已取消。付款期限填 0 天会印 C.O.D.。SIS 不会自己寄发票：「发给客户」会打开 WhatsApp 或 Gmail，讯息已经写好，发完后用户再按「标记已发」。
- 收款：每收到一笔钱，就是「收款记录」里的一行，所以订金和分期各有自己的日期。发票会自己变成部分收款或已付。用「标记已付」记录，之后的用「记下一笔收款」。
- 开销：花出去的钱。每笔是生意开销或东主提款。东主提款是从生意拿去私用的钱，不算生意成本。开销也可以是还没付的账单，标成「待付（还没给）」，附到期日。
- 报销单：你替客户先付的单据，比如停车费或道具，要向客户收回。放在「报销单」分页。挂到发票上，再用「加到发票」加成发票的一行。
- 贷记单和借记单：正式调整已经开出的发票，贷记单减少应付金额，借记单增加。原本的发票不会改。「报账」和发票页会显示调整后的数字；欠款清单显示的还是发票本身的余额。放在「贷记 / 借记单」分页。
- 报表：「报账」页一次看一年：开单总额、已收、未收、开销和净利（开单总额减开销），按月和按客户，可以「导出 CSV」。「生意分析」按工作类型看利润。「现金流」（Pro）看未来几周预计进账，和每个客户付款快慢。

## 第一天设置清单

1. 用邮箱或 Google 注册。建立工作室：「起你的第一个工作室」→「工作室名」。然后选方案，每个方案都有 7 天免费试用。
2. 公司 / 个人资料（只限老板）：名称、SSM 号码、电话、邮箱、地址和发票页脚条款。然后是发票默认值：付款期限天数（没改就是 30 天）、发票和报价单编号前缀、编号格式、纸张尺寸和发票模板。
3. Logo，在同一页最上面。它会按你选的大小印在发票和报价单上。
4. 银行户口，在同一页：加客户付款用的户口，有 DuitNow、TNG 或银行 QR 的话也上传。有一个以上户口时，每张发票在「收款户口」选一个。
5. SST：只有生意有注册 SST 才需要。打开「收取 SST / 税」，再填「税务注册号」、「税名」和「税率(%)」。之后每张新发票都会加上。
6. 报价库：加你卖的服务，每项填价钱和单位：每天、每半天、每小时、每条、每套、每趟或每件。也可以用「从发票学价钱」，上传几张旧发票。
7. 客户：加第一批客户，或用「分享填写链接」让客户自己填资料。
8. 选填：客户讯息模板，设定 WhatsApp 和邮件讯息（新发票、提醒、逾期、道谢）。Pro：连接 Google 来做 Drive 备份和日历，邀请成员。
仪表板上的「开始使用」卡片会追踪第 2、6、7 步和第一张发票。

## 从 Excel、Google Sheets 或其他软件搬过来

- SIS 不能从表格或 CSV 导入客户、工作或发票。不要叫用户去找这种导入功能。
- 客户：已连接的话，读用户导出的名单，把栏位对到 SIS 客户栏位，给用户看结果，用 find_clients 查有没有已存在的客户，用户同意后，每个新客户调用一次 create_client。没连接的话，用户在客户页手动加、用「分享填写链接」，或把旧发票上传到文件。
- 文件：上传旧发票或收据（PDF 或图片）。AI 读完后，用户在「确认抽取结果」逐个处理：「建客户」、「更新客户」或「忽略」。它只会新增或更新客户，不会建发票、收款或开销。
- 发票号码：在公司 / 个人资料选编号格式，再到发票编号设定当期的下一个号码，SIS 就会接着旧号码。SIS 有五种编号格式；旧号码不是这些格式的话，就开一个新系列。
- 已经发出的发票：留在旧系统，或手动补录。在「新发票」的「发票号码」填原本的号码，日期也填原本的。它会先存成草稿：用真实日期逐笔记录收款（这样也会变成已发），还没收钱的就按「标记已发」，「报账」才会算到它。这些不要用 create_draft_invoice：它会把日期设成今天，还会给新号码。
- 做完还没开单的工作：建发票草稿（已连接时），或把工作加进工作看板，再用「待开单工作」开单。

## 每天的流程

1. 新的预订：工作表 →「加一单」。新工作默认是已确认；客户还没确认就选待确认。已连接的话，先用 find_jobs 查有没有撞期，连了 Google 日历的话也用 calendar_events。
2. 报价单：发票 → 报价单 →「新报价单」，明细用「从报价库添加」。用「发给客户」发出，再按「标记已发出」。客户答应后按「客户接受了」。已连接的话，可以用 create_draft_quotation 先准备草稿。
3. 发票：工作做完后，在「待开单工作」框按「去开单」（会关联这单工作），或在已接受的报价单按「转成发票」（会关联报价单）。两种都会打开填好资料的新发票，用户按「创建发票」才会保存。用 create_draft_invoice 建的草稿没有关联，用户可以在工作的「关联发票」栏位关联。
4. 发出：在发票上按「发给客户」→「打开 WhatsApp」或「在 Gmail 打开」，发完按「标记已发」。
5. 收款：在发票上按「标记已付」会打开「记录收款」：日期、金额、方式（银行转账、DuitNow、现金、支票、刷卡或其他）和参考号码。金额比较少就变成部分收款。Pro 的话，「AI 助手」里的「拍收据记开销」能读银行转账单，并配对发票。之后「收款记录」有「寄道谢」，客户有邮箱的话，会寄一封道谢信给他。
6. 追款：发票分页的「待收款跟进」框列出未付的发票和逾期天数。「发给客户」里有「温和提醒」和「逾期催账」讯息。

## 每月流程

1. 全部开单：清空「待开单工作」框。
2. 追款：看「待收款跟进」，先处理逾期的。
3. 开销：在开销加这个月的花费，每笔标明生意开销或东主提款。还没付的账单记成「待付（还没给）」并填到期日。Pro 的「收据 AI」能读收据照片。
4. 报销单：在报销单挂上这个月替客户付的单据，再加到对应的发票。
5. 检查：看报账里这个月那一行，和仪表板上快到期的账单。已连接的话，stats_summary 会给你欠款、逾期、已收和已开单的总数。

## 信用卡和电子钱包对账单

SIS 可以把信用卡或电子钱包对账单导入开销。陪用户一行一行看：生意开销还是东主提款，归哪个分类。已经记过的跳过。
只有工作室老板能用，入口在开销页的「导入月结单」。UOB 信用卡月结单和 TNG 电子钱包明细直接读；其他银行的月结单用 AI 读（Pro）。TNG 的 PDF 有密码，上传时输入，SIS 不保存密码。读不平的月结单不能确认。

## 对银行对账单

SIS 可以把银行对账单的每一行，跟已经记录的收款和开销配对。帮用户处理：进了钱却没记收款的、记了收款但对账单上没有的、还有没记进 SIS 的花费。
只有工作室老板能用，入口在报账的「银行对账」。支持 Public Bank 月结单和网银流水（PDF）；其他银行用 AI 读（Pro）。期初加进账减出账不等于期末的对账单不收。

## 年底

1. 确认这一年完整：收款都记了、东主提款都标了、账单是最新的。
2. 报账 → 选年份 →「导出 CSV」。文件里有每月总数、按客户的总数、按分类的开销和发票清单。「工作总表」也可以「下载 CSV」。
3. 会计师用这些来做账。SIS 不会帮你报税。

## 税务估算和资产登记

SIS 可以根据工作室的记录估算这一年的税，并为相机、镜头、无人机和电脑等器材做资产登记。每个数字用简单的话解释。估算只用来规划，报税还是由会计师处理。
税务估算在报账的「所得税估算」，只有工作室老板看得到；资产登记在开销旁边的「资产」。

## 马来西亚须知

- 金额只有令吉（RM）。其他货币的收据不会换算。
- SST：每间工作室自己选要不要开，税名、税率（没改就是 8%）和注册号码自己填，之后每张新发票都会加上。SIS 不会帮你做 SST 申报。
- LHDN 电子发票（MyInvois）：SIS 没有连接 MyInvois，SIS 的发票也不是电子发票提交。必须开电子发票的生意，还是要用 MyInvois 或其他服务商。
- 你和客户的 SSM 号码都可以存，会印在发票上。
- 付款方式：银行转账、DuitNow、现金、支票、刷卡和其他。发票上可以放 DuitNow、TNG 或银行 QR。
- 发票通常用 WhatsApp 或邮件发出。日期按马来西亚时间。

## 已连接时的 SIS 工具（MCP）

MCP 网址：https://sistudio.app/api/mcp。需要 SIS Pro，而且只有工作室老板可以连接。用老板的账号以 OAuth 登录，或在请求头加 Authorization: Bearer，后面接老板在「公司 / 个人资料」→「接入你自己的 Claude（API / MCP）」生成的 token。

### 只读

- `find_clients`: 按名字找客户，或列出你的客户。
- `find_invoices`: 按客户或状态查发票，看还欠多少。
- `find_jobs`: 看接下来的工作，或做完还没开单的工作。
- `find_payables`: 按状态、商家或日期看开销和待付账单。
- `get_invoice_detail`: 用发票号码打开一张发票，看每一行。
- `business_analysis`: 按客户、工作类型和月份看一年的营业额。
- `stats_summary`: 总数：别人欠你多少、逾期多少、本月和今年收了多少、开了多少。
- `get_rate_card`: 你存好的服务和价钱。
- `find_quotations`: 查报价单，看哪些还在等客户回复。
- `calendar_events`: 你的行程：Google 日历加上 SIS 工作，要先连 Google。

### 马上保存（客户，或用户还要检查和发出的草稿）

- `create_client`: 新增客户。
- `create_draft_invoice`: 开一张今天日期的发票草稿，你检查后自己发。
- `create_draft_quotation`: 做一张报价单草稿，你检查后自己发。

### 只能准备：经过 MCP 不会保存任何东西

- `record_payment`: 记录一张发票收到的钱。
- `mark_invoice_sent`: 把发票草稿标成已发。
- `create_job`: 在工作看板加一单工作。
- `set_job_status`: 把工作改成待确认、已确认、已完成或已取消。
- `add_expense`: 记一笔开销，或一张还没付的账单。
- `remember_note`: 记住你的一个工作习惯。
- `calendar_add_event`: 在 Google 日历加会议或提醒。
- `sync_jobs_to_calendar`: 把接下来的工作放进 Google 日历。

## SIS 不做的事

- 客户、工作和发票都没有表格或 CSV 导入。客户只能逐个加、用填写链接、用文件，或通过已连接的 AI。
- 不会自动寄出。发票和报价单通过用户自己的 WhatsApp 或 Gmail 发出。
- 发票上没有网上刷卡付款。客户用转账或扫 QR 付款，再由用户记录。
- 没有 LHDN MyInvois 电子发票。
- 不会报税（Form B、SST 申报）。
- 只有令吉（RM），没有其他货币。
- 没有马来文界面，只有英文和简体中文。

## 需要帮忙

说明书没提到的问题，用户可以写邮件到 sisworkflowapp@gmail.com。